Déploiement de l’INS en Occitanie : témoignage terrain sur l’utilité de l’accompagnement

Un an après le lancement de l’INS, en Occitanie, 59 établissements sanitaires ont appelé le téléservice INSi sur le mois décembre 2021. Le nombre d’appels a ainsi augmenté de 114%  par rapport au mois précédent, un développement des usages porté notamment par les CHU de Toulouse et de Montpellier.
 

La mise en place de l’INS ne pose pas de problème technique. C’est surtout l’opportunité d’améliorer la qualité de ses pratiques d’identitovigilance avec l’accompagnement d’experts du Groupement, selon le témoignage de M. Hugues LLITJOS Responsable admission-facturation et contrôle de gestion au Centre Hospitalier de Narbonne.

Pourquoi avez-vous décidé de vous mobiliser sur l’identitovigilance ?

Nous avions, au centre hospitalier de Narbonne, déjà relevé que l’identitovigilance était un axe majeur de l’amélioration de la qualité depuis 2019. Il était question d’en faire une priorité dans les travaux et commissions relatives à la sécurité des soins. Malheureusement le projet a été mis à mal en 2020 à cause de la crise sanitaire et les actions initialement prévues pour améliorer et continuer de travailler sur l’identitovigilance ont été mises entre parenthèses. En mars 2021, la cellule identitovigilance du Groupement e-santé nous a contacté pour la réalisation d’un audit relatif à nos pratiques et nos procédures notamment en vue du passage à l’INS prévu au niveau national pour 2021/2022. La réalisation de cet audit à l’été 2021 était l’occasion idéale de relancer la machine et de remotiver tous nos acteurs internes sur le sujet.

Est-ce que cette intervention a aidé votre structure ?

Nous avons reçu un compte-rendu peu de temps après la réalisation de l’audit dans lequel nous avons pu trouver des recommandations et des propositions d’actions. Celui-ci a fait remonter des pratiques pertinentes, notamment en termes de déroulé du questionnaire d’accueil pour l’identification primaire qui sert à décliner l’identité d’un patient lors de son entrée au sein de la structure. Il a également fait remonter des axes d’amélioration que nous avons pu mettre en œuvre par la suite.

Un des axes d’amélioration identifié par l’audit était l’absence de tenue d’instances et de groupes de travail pour porter une politique relative à l’identitovigilance. Cette vision nous a aidé à remettre en place l’Autorité de Gestion des Identités (AGI) au CH de Narbonne qui vise à définir notre politique institutionnelle en matière d’identitovigilance en termes de choix des référentiels, des plans de formation, de supports de communication, de mesure de la qualité des identités… 7 groupes de travail ont été créés : référentiels identitovigilance, plans de communication, plans de formation, cartographie des risques, RGPD, INS et indicateurs.

Quelles sont les difficultés que vous avez rencontrées lors de la mise en place de l’INS ?

Les difficultés portent surtout sur les pratiques, notamment pour relever correctement la bonne identité, au moment de l’accueil sur place mais aussi par téléphone ou en ligne. Certains points tels que la manière de vérifier un justificatif d’identité et le respect des critères d’une identité permettent de qualifier les identités au regard de l’INS. A partir de là, la qualification par le téléservice GIE-SESAM VITALE coule de source. La principale aide a donc été l’audit.

Techniquement, les actions sont en cours et en bonne voie et nous sommes confiants pour une mise en service des logiciels avant la fin du premier semestre 2022. Nous attendons des livraisons de logiciels, notamment pour le dossier patient informatisé (Hopital Manager de Softway) qui devrait être opérationnel d’ici mai ou juin, ainsi que pour le logiciel de laboratoire (TD-Synergy). La gestion administrative du malade (Pastel du Mipih) est pour sa part déjà prête. Pour ces déploiements le Centre Hospitalier de Narbonne va bénéficier de financements issus du Ségur du Numérique, ce qui est une plutôt bonne nouvelle. Nous pourrons dès lors commencer à qualifier les identités vis-à-vis de l’INS.

Combien de temps ce processus a-t-il pris ?

L’audit réalisé par le groupement n’est pas chronophage, et n’a pas nécessité de ressources complémentaires. Il faut simplement répondre à un questionnaire d’autodiagnostic comprenant une trentaine de questions, recenser les documents qualité qui existent et les partager avec l’auditeur. Ce dernier intervient sur une journée, se rend sur place et rencontre les différents agents d’accueil et les responsables de l’identitovigilance. La restitution se fait assez rapidement et l’audit n’est pas long. Finalement, ce qui prend le plus de temps est d’en tirer des conclusions et de remettre en place l’animation de tout le processus. Depuis, nous nous sommes rencontrés à nouveau, notre Autorité de Gestion des Identités s’est tenue à deux reprises : en octobre et en décembre.

Vous souhaitez vous faire accompagner pour la mise en œuvre de l’INS ?

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