Mon Espace santé : retour d’expérience d’un établissement pilote

Francine Gaston-Carrere, directrice adjointe à la Clinique du Château de Vernhes, est aussi chargée de la sécurité du système d’information et du pilotage médico-économique, ainsi que référente "identitovigilance". L'établissement a fait partie des pilotes sur le département de la Haute-Garonne pour le nouveau service public Mon Espace Santé, avec une organisation qui peut inspirer d'autres établissements ! 
 

Comment Mon Espace Santé va impacter les pratiques des professionnels de votre établissement et la relation avec vos patients ?

Mon Espace Santé permet aux professionnels de santé de l’établissement de récupérer, avec le consentement des patients qui nous sont adressés, des informations très importantes concernant leur santé. Cet espace sécurisé facilite notamment, à l’arrivée, la réalisation de la conciliation médicamenteuse. Il permet aussi de « gagner » du temps dans la prise en charge, en évitant la prescription d’examens déjà réalisés antérieurement.

Grace à la messagerie sécurisée, les professionnels de santé peuvent échanger, en toute transparence, avec leurs patients et engager une relation de proximité et de confiance, rapide et efficiente.

Mais avant tout Mon Espace Santé nous semble être un outil indispensable afin que chaque citoyen puisse gérer les informations sur sa santé en totale autonomie, ce qui est la base de l’éducation thérapeutique que nous développons dans l’établissement depuis près de 30 ans.

 

Vous avez été établissement pilote à partir de l'été 2021 sur MES, quels conseils pourriez-vous donner aux établissements se lançant dans le programme SUN ES ? Quels sont les obstacles à franchir ?

La principale difficulté me parait être d’ordre technique. Il est impératif que les outils utilisés au quotidien permettent de transmettre simplement les informations souhaitées et ce n’est malheureusement pas encore le cas.

J’ai bien sûr beaucoup d’espoir avec le SONS à destination des éditeurs mais, pour l’heure, c’est toujours aux établissements d’investir pour obtenir les développements et mises à jour des logiciels pour répondre aux indicateurs.

Par ailleurs, une formation spécifique à l’identitovigilance auprès des personnes responsables de l’identification primaire est primordiale afin de qualifier les identités.

Les secrétaires médicales et les médecins doivent impérativement être impliqués.

J’apporterai deux points de vigilance :

  • Il est primordial d’obtenir des fascicules avec une description très simple des démarches à effectuer, à remettre aux patients lors de leur arrivée, dès lors qu’il existe des divergences entre les documents officiels d’identité et l’appel à l’INSi
  • Une éducation des patients me semble indispensable afin qu’ils apprennent à utiliser Mon Espace Santé, dès la première étape de création de compte, car cette première étape peut être très complexe et limite l’usage de cet espace par les patients eux-mêmes.

 

Dans votre établissement, comment s'est déroulé cette expérimentation ?

Nous ne partions pas de zéro puisque dès 2019, la Clinique du Château de Vernhes a développé un système d’alimentation automatique des comptes rendus de fin d’hospitalisation depuis son DPI vers le DMP des patients et mis en place un nouveau système de messagerie sécurisée, facilitant les envois des comptes-rendus de fin d’hospitalisation aux professionnels de santé.

En février 2021, elle a été parmi les premiers établissements à mettre en place le téléservice INSi afin de répondre aux nouvelles recommandations nationales en termes d’identitovigilance (RNIV).

Pour Mon Espace Santé, nous avons bénéficié d’un accompagnement très étroit de septembre à décembre 2021, alternant des rencontres individuelles et des réunions d’instance de suivis avec l’ensemble des établissements pilotes. Un état des lieux technique et organisationnel a été effectué et nous avons réfléchi à des cas d’usage. Un plan d’actions précis a été élaboré.

 

Quelle organisation avez-vous mise en place ?

Ce projet a été présenté à la CME de l’établissement le 7 octobre. Cela a permis d’obtenir un avis favorable à la transmission des comptes rendus de fin d’hospitalisation et des ordonnances de sortie dans Mon Espace Santé, tant au niveau du DMP qu’à travers la messagerie sécurisée du patient. En parallèle, nous avons mené une réflexion sur l’envoi des dossiers de préadmission via la messagerie citoyenne. Nous avons d’ailleurs pu participer à un groupe de travail sur le sujet mais nous sommes confrontés à des difficultés en termes d’identitovigilance, notamment pour les patients qui n’ont jamais effectué de séjour dans l’établissement. Un travail en ce sens se poursuit.

Les secrétaires médicales ont été sollicitées dès le début du projet afin de les impliquer totalement dans la démarche. 

Enfin, des flyers et affiches sur Mon Espace Santé ont été mis à disposition des patients dans tous les couloirs et tous les points d’attente de l’établissement.

 

Comment se déroule la qualification des identités ?

Nous avons dû former les secrétaires d’admissions à la qualification des identités des patients. Le manuel qualité d’identification du patient ainsi que l’ensemble des procédures et protocoles d’identitovigilance ont été mis à jour. Après quelques semaines de fonctionnement, nous nous sommes rendu compte de nombreuses difficultés pour qualifier les identités. Afin d’y remédier, nous avons décidé de dédier un temps particulier à une secrétaire, administrateur d’identité, pour contrôler quotidiennement toutes les identités non qualifiées.

Aujourd’hui, grâce à ce temps dédié, nous parvenons à qualifier 98 % des identités.

 

Quels sont les logiciels que vous avez mis à jour ? 

Nous avons dû mettre à jour notre DPI afin qu’il soit conforme aux nouvelles normes d’alimentation du DMP.  Nous transmettons, de façon totalement automatique dans les DMP des patients dès lors que l’INS a été qualifié, l’ensemble des courriers de fin d’hospitalisation dès que ceux-ci sont validés par le médecin.

De nouvelles mises à jour permettent d’inclure la Datamatrix dans les courriers et les ordonnances de sortie et de transmettre dans Mon Espace Santé, directement depuis notre DPI, des courriers par messagerie sécurisée aux patients.

 

En savoir plus sur l’établissement

La Clinique du Château de Vernhes est un établissement de santé de Soins Médicaux et de Réadaptation privé, indépendant, située à Bondigoux, à la limite du Tarn et du Tarn-et-Garonne.

Avec 148 lits d’hospitalisation complète, elle assure une prise en charge globale et pluridisciplinaire, basée sur des programmes d’éducation thérapeutique.