Réponses aux questions sur l’Identitovigilance

L’identitovigilance est une démarche qualité liée à l’identification des patients. Les erreurs d’identité « patient » peuvent entrainer de lourdes conséquences. Une meilleure stratégie et application à toutes les étapes du parcours de soins permettent d’assurer au bon moment, le bon traitement au bon patient, de son entrée à sa sortie de l’établissement ainsi que dans les échanges de données médicales et administratives.

Un professionnel qui prend en charge un patient qu’il connaît bien doit lui demander d’attester son identité au moins une fois mais n’a pas besoin de renouveler l’opération. Dans une structure de santé, les usagers sont accueillis par des professionnels qui ne les connaissent pas ; ces derniers doivent s’assurer de bien identifier chaque usager et le relier à sa bonne identité numérique.
Il revient à la structure – ou au professionnel – de déterminer, en fonction des circonstances de pris en charge, l’opportunité de renouveler la demande d’attestation de l’identité.

Un livret de famille ou un extrait d’acte de naissance peut servir à qualifier l’identité numérique d’un mineur qui n’a ni carte d’identité ni passeport, à la condition de pouvoir s’assurer de l’identité du parent ou tuteur légal qui présente le document pour le mineur.

Au 3ème trimestre 2020, une délibération de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a validé la possibilité de conserver une copie d’un document d’identité présenté, jusqu’à 5 ans après la dernière venue dans la structure.

Les conditions de conservation de cette information sensible sont précisées dans une fiche pratique produite par le 3RIV : Gestion des copies de pièces d’identité dans le système d’information.

Dans sa réponse à une demande de conseil de la Délégation du numérique en santé (DNS) sur la conservation d’une copie du document d’identité de la personne prise en charge, la CNIL a validé la possibilité d’en conserver une trace pendant 5 ans après sa dernière venue dans la structure (et en respectant les règles de limitation d’accès à ces pièces selon la matrice d’habilitation de l’établissement). L’avis a été confirmé par délibération 2021-039 du 30 mars 2021 portant sur le référentiel INS et les volets 0 à 4 du RNIV, qui englobent ce sujet.

Les conditions de conservation de cette information sensible sont précisées dans une fiche pratique produite par le 3RIV :

FIP 06 Gestion des copies de pièces d’identité dans le système d’information.

L’identification de chaque usager et le référencement de ses données de santé par une identité numérique unique, l’identité nationale de santé (INS), ont pour objet de faciliter et de sécuriser l’échange et le partage des informations entre les acteurs qui assurent sa prise en charge.

Deux composantes essentielles sont requises pour être en capacité d’utiliser l’INS :

1/ Disposer d’un système d’information de santé « INS compatible », ce qui signifie apte :

– À interroger les bases nationales pour récupérer l’INS (via le téléservice INSi),

– À gérer les traits d’identification dans le respect de la réglementation actuelle et à les transmettre selon les normes d’interopérabilité en vigueur (c’est l’objet de ce service).

2/ Avoir mis en œuvre une instance organisationnelle ou Cellule d’Identitovigilance, qui permet de s’assurer du respect des bonnes pratiques d’identification par tous les acteurs du parcours de santé (ce qui inclut la gestion des risques relatifs aux erreurs dans ce domaine).

L’INS est constituée de 3 éléments :

– Le matricule INS qui est soit le Numéro d’Inscription au Répertoire (NIR) soit le Numéro d’Inscription en Attente (NIA / pour les personnes étrangères nées hors de France)

– Un Object Identifier (OID) qui permet de différencier NIR et NIA (= un code transparent pour les utilisateurs)

– Les 5 traits stricts obligatoires (le nom de naissance, le(s) premier(s) prénom(s) de naissance, la date de naissance, le sexe, le code INSEE de la commune de naissance).

L’INS permet de sécuriser le référencement des données de santé des usagers et faciliter l’échange et le partage des données de santé.

Tous les usagers (sauf les étrangers de passage) disposent ainsi d’un matricule INS, et donc d’une identité INS.

Le NIR ou le NIA (Numéro d’Inscription au Registre ou matricule INS), créé à partir de la situation relevée à la naissance par l’état civil, est composé de la façon suivante :

– Sexe (1er chiffre)
– Année de naissance (les 2 chiffres suivants)
– Mois de naissance (les 2 chiffres suivants)
– Lieu de naissance (les 5 chiffres ou caractères suivants – 2 chiffres ou caractères du code du département de naissance (attention aux corses 2A ou 2B), suivis des – 3 chiffres composant le reste du code-commune officiel de l’INSEE) (pour les personnes nées à l’étranger 99 suivi du code pays PMSI en 3 chiffres : ex 99134 pour l’Espagne)
– Numéro d’ordre permettant de distinguer les personnes nées au même lieu à la même période (les 3 chiffres suivants).

Il est individuel et unique, il n’y a pas de NIR par famille.

Tous les usagers (sauf les étrangers de passage) disposent d’un matricule INS, et donc d’une identité INS.

Seuls les acteurs de la santé et du médico-social concourant à la prise en charge de l’usager, au suivi médico-social de la personne, ou menant des actions de prévention sont tenus d’utiliser l’identité INS. Ils peuvent recourir à un tiers en qualité de sous-traitant au sens de la loi Informatique et Libertés pour la mise en œuvre de cette obligation. En dehors de ce cercle de confiance, le référencement des données de santé avec l’identité INS est interdit, sauf pour les acteurs disposant d’un fondement légal spécifique. »

« Afin de protéger les données de santé qu’elle référence, l’identité INS est restreinte à un nombre limité d’acteurs constituant un cercle de confiance dont les contours sont réglementairement définis. Pour ces acteurs, le référencement des données de santé avec l’identité INS est obligatoire. L’appartenance à ce cercle de confiance repose sur l’appréciation de quatre critères :

• la finalité du traitement ;

• le champ d’application organique de l’obligation d’utilisation du NIR comme matricule INS ;

• la nécessité de référencer les données manipulées à l’aide de l’identité INS ;

• le fait qu’aucun texte ou autre obstacle légitime ne s’oppose à l’identification de l’usager.

Source : référentiel INS (partie 1. Synthèse)

En cas de changement de situation familiale, le patient qui aura fait les changements nécessaires auprès de l’état civil pourra voir son identité requalifiée conformément à sa nouvelle situation (changement de nom, par exemple) lorsqu’un professionnel habilité refera appel au téléservice.

Pour rappel :

– Le matricule INS = NIR (unique).
– Le Numéro de Sécurité Sociale (NSS) = NIR + clé de facturation (concerne le détenteur du NIR et ses ayants droits, donc non unique).
– L’identité Nationale de Santé « complète » = matricule INS + 5 traits stricts

Oui, le téléservice INSi est déjà disponible et utilisé pour l’action de vérification et/ou de récupération de l’INS depuis janvier 2021.

L’appel au téléservice INSi ne peut être réalisé que par l’intermédiaire du système d’information (GAM, DPI, LGC…), via une connexion intégrée à l’application informatique utilisée pour cette opération.

Il nécessite :

– que l’éditeur de celle-ci ait obtenu un agrément spécifique de l’Assurance maladie (CNDA) ;
– que la solution informatique soit effectivement en mesure de gérer l’ensemble des traits de l’identité nationale de santé selon les préconisations du RNIV ;
– que l’opérateur soit authentifié, soit par une carte CPx nominative, soit via un certificat logiciel « personne morale dit « certificat serveur ».

L’INS ne demande pas au PS libéraux un équipement ou une démarche particulière. Comme pour les ES, le LGC devra être compatible « INS » et le lecteur de carte (CV / CPS / …) devra être mis à jour. Par soucis de gain de temps, certains professionnels privilégient un lecteur bi-fente permettant de lire simultanément la carte vitale et la carte CPx.

Les recommandations/règles sont parfois plus « souples » qu’en établissement sanitaire, car le contexte n’est pas le même. Par exemple : les PS libéraux ayant peu de passage par rapport aux ES, la vérification des traits d’identité du patient consiste à qualifier son identité précise une seule fois (à la 1ère prise en charge, ou, à l’occasion d’une nouvelle prise en charge si l’INS n’avait pas encore pu être qualifiée par le passé). Contrairement aux ES qui doivent requalifier les identités passé un certain temps (cf. exigence 19 du référentiel INS). Autre différence : les PS libéraux ne sont pas soumis à la mise en place d’une charte d’identitovigilance.

La notion de qualification des identités nécessite pour les GAM (et donc les éditeurs de ces logiciels) :

– La possibilité de faire un appel depuis la fiche « identité-patient » vers le téléservice INSi
– La création de nouveaux statuts d’identité au niveau de cette fiche : en plus des précédents statuts « provisoire » et « validé », doivent être implémentés les statuts « vérifié » et « qualifié »
– L’ajout de certains champs d’identité obligatoires correspondant aux traits stricts tels que définis par le RNIV (ex : code INSEE commune / pays de naissance)
– Un rapprochement « automatique » des identités (concordance avec les 5 traits stricts) peut être réalisé, selon une matrice de taux d’absence de discordance, qui dépend des solutions logicielles.

Attention à porter sur le fait que la rapidité de réponse à l’appel au téléservice INSi peut être lié à un encombrement temporaire du téléservice, mais également au débit Internet dont dispose le demandeur.

Le numéro de sécurité sociale est constitué de :

• Un Numéro d’Inscription au Répertoire (NIR) de l’INSEE ou un Numéro en Instance d’Immatriculation (NIA), composé de 13 chiffres/lettres
• Une clé de contrôle à deux chiffres

L’Identité Nationale de Santé (INS) est composée de :

• Un matricule INS, composé du NIR/NIA et de la clé de contrôle
• 5 traits stricts d’identité : date de naissance, nom de naissance, prénom(s) de naissance, sexe, commune de naissance (nom + code INSEE)
• Un « Object IDentifier » (OID) : afin de différencier NIR et NIA

La Carte Vitale sert de support d’appel au téléservice INSi, sans intervention manuelle ; les informations qu’elle contient ne sont pas utilisées.
Il n’y a pas de récupération des traits d’identité depuis ce support.
A noter : l’appel aux téléservice INSi peut s’effectuer sans Carte Vitale, via une demande par les seuls traits d’identité.