FAQ SPICO

Des réflexions guidées avec les  acteurs du territoire ont permis de rédiger le cahier des charges régional auquel les 4 consortiums retenus au niveau national dans le cadre du projet SNAC ont répondu. Un comité de sélection a été mis en place avec 20 professionnels régionaux, représentants des futurs utilisateurs. À la suite de deux tours de démonstration et de négociation avec ce comité, la solution de Coexya a été retenue pour les raisons fonctionnelles (couverture des besoins, ergonomie, intégration de Médimail …) et méthodologiques. 

SPICO est financé par l’ARS et déployé par le groupement e-santé Occitanie. Ainsi, son utilisation est gratuite pour tous les professionnels du sanitaire, du médico-social et du social en Occitanie. 

Chaque professionnel dispose de droits, spécifiques à sa profession selon une grille d’habilitation, qui définissent l’accessibilité à tout ou partie des informations contenues dans les dossiers de coordination des patients/ usagers qu’il prend en charge. Par ailleurs, les professionnels ont la possibilité de définir une confidentialité aux documents qu’ils déposent, qui vient s’ajouter aux droits décrits précédemment. 

La matrice d’habilitation est consultable en cliquant ici 

Les données de santé sont sensibles. SPICO respecte les exigences légales (RGPD, hébergeurs de santé HDS…) et garantit ainsi l’authentification sécurisée de ses utilisateurs et la traçabilité des accès et modifications. 

C’est un outil commun pour les professionnels du secteur social, médico-social et sanitaire en Occitanie. Il facilite ainsi la collaboration pluridisciplinaire et fluidifie la prise en charge des patients/usagers usagers, notamment lors de prise en charge de parcours complexes. 

Non, SPICO est un outil de coordination qui, en complément d’un logiciel de cabinet, permet de partager les informations nécessaires avec les professionnels d’une prise en charge.

L’utilisation de SPICO requiert un ordinateur, ou un smartphone, ou une tablette, ainsi qu’un accès à internet. 

Il est impératif que chaque utilisateur de SPICO dispose d’une adresse mail qu’il sera seul à utiliser pour s’identifier sur SPICO. Cela permet de respecter les principes de sécurité, de traçabilité et de responsabilités individuelles. Cette adresse mail permet également d’être en conformité avec la gestion des identités et des accès aux outils métiers, ainsi qu’avec le RGPD. 

Pour sécuriser les accès à SPICO, nos équipes vérifient l’authenticité des demandes de création et modifications de comptes. Si vous possédez un numéro RPPS, l’activation de votre compte SPICO peut prendre 48 h. Pour des raisons de sécurité, nos équipes sont amenées à vous recontacter si vous n’avez pas de Numéro RPPS, si n’êtes pas à jour auprès de votre ordre ou s’il manque des informations lors de votre inscription. Dans ces cas, les délais de traitement peuvent être allongés. 

Le consentement du patient / usager est nécessaire pour la création d’un dossier. Le recueil peut se faire à l’oral, ou par écrit via le formulaire intégré à SPICO. Le consentement du patient / usager peut être modifié à tout moment si le patient / usager en exprime le souhait.

Les professionnels du sanitaire, du médico-social et du social en Occitanie peuvent créer un compte SPICO. 

Retrouvez le détail des professions qui peuvent accéder à SPICO dans la liste suivante : cliquez ici ! 

SPICO est un outil régional, son utilisation à vocation à répondre aux besoins des professionnels de l’Occitanie.  Toutefois, si vous possédez une messagerie de santé sécurisée (MSS) Medimail, alors vous pourrez la relier à SPICO, et ainsi consulter/recevoir les emails MSS des professionnels d’autres régions. 

A ce jour, SPICO est un outil destiné aux professionnels du sanitaire, medico-social et social uniquement. Il n’est donc pas prévu de le rendre accessibles aux patients / usagers. 

Il est possible d’être notifié de différents événements (messages, nouvel évènement sur un dossier, agenda, tâches….). Pour paramétrer les notification, il suffit de se rendre dans votre profil, puis l’onglet notifications. Pour chaque évènement, vous pourrez choisir d’être notifié par mail, par l’application Bureau, par le navigateur web, ou encore par l’application mobile. 

La taille maximale des pièces jointes est de 10 MO. Le module Discussions de SPICO n’est pas spécialisé dans le partage d’imagerie. Pour en savoir plus sur notre offre de Télésanté et imagerie, consultez ce lien. 

Pour des raisons de traçabilité, les messages et les conversations ne peuvent pas être supprimés dans le module Discussions de SPICO. 
 
En revanche, il est possible d’archiver une conversation pour masquer celle-ci de la boite de réception. (Elle reste consultable dans la boite “Tous les messages”). 

• Boite de réception : Vous pouvez choisir d’afficher tout ou partie des éléments suivants: 
  •  Toutes les conversations (les messages provenant d’autres utilisateurs, et les conversations que vous avez initiées et ayant reçu au moins une réponse) 

• • Les courriers (messages avec pieces jointes) 

• • Les emails MSS patients (mail provenant de la MSS citoyenne, en réponse à un mail que vous avez envoyé) 

• • Les emails MSS professionnels medimail 

• Non lus : Toutes les conversations pour lesquelles je n’ai pas lu le (ou les) derniers message(s) 

• Tous les messages : Toutes mes conversations et tous mes courriers (« Conversations » + « Courrier ») 

• Conversations : Toutes mes conversations (les conversations de la « Boite de réception » + les conversations que j’ai démarrées pour lesquelles je n’ai pas encore reçu de réponse) 

• Courriers : Toutes les conversations contenant des pièces jointes 

• Favoris : Toutes les conversations que j’ai identifiées comme favoris (avec l’étoile) 

• A traiter : Toutes les conversations que j’ai identifiées comme à traiter (avec la coche) 

• Vous pouvez ajouter un professionnel dans une conversation en cliquant sur l’icône « + » en haut de la conversation. Consulter le tutoriel : ici ! 

Lorsqu’un nouveau destinataire est ajouté à une conversation, l’ensemble des professionnels présents dans la conversation sont informés. Notez que le nouveau destinataire accède à l’historique des échanges 

• Il n’est pas possible de retirer un destinataire d’une conversation. 

Chaque destinataire peut se retirer de la conversation dans les options de la conversation. Consulter la fiche reflexe : cliquez ici ! 

Il est possible de consulter (et non d’alimenter) le DMP d’un patient / usager depuis SPICO. Pour cela, deux conditions sont nécessaires pour assurer la sécurisation des données : 

•  l’identité du patient / usager doit être qualifiée, ce qui signifie que son identité a été vérifiée par la présentation d’une pièce d’identité, puis validée par le biais du service INSi (croisement des données saisies dans SPICO et celles contenues dans l’INS.) 

• le professionnel doit s’être connecté par ProSanté Connect. Les droits de consultations restent ceux définis par le DMP et dépendent donc de votre profession. 

Vérifier que le mot de passe que vous avez défini respecte bien les règles de définition, et ne contient pas les caractères suivants :  « . » « : » « + » « / » , si ce n’est pas le cas, contactez l’assistance pour réinitialiser votre mot de passe. 

Vérifiez que vous avez utilisé l’onglet « Authentification par code à usage unique » ou Pro Santé Connect pour vous connecter. Si le problème persiste, contacter notre support. 

Vous devrez contacter notre centre de service, qui, pour des raisons de sécurité, s’assurera de l’authenticité de la demande avant d’effectuer toute modification.