Réponses aux questions sur ViaTrajectoire Handicap

Les décisions d’orientation en cours de validité sont importées dans l’application par les MDPH.

Suite au passage en CDAPH, les MDPH importent les décisions d’orientations qui sont soit ciblées, soit génériques.

Dans le cas où elles sont ciblées : la MDPH notifie votre ESMS : Vous retrouvez la décision directement sur votre tableau de bord dans l’onglet « Notifications » :

Dans le cas où elles sont génériques : la MDPH ne notifie pas votre ESMS : il faut rechercher la décision dans la base de données de Via Trajectoire. Pour se faire, Rendez-vous dans l’onglet HANDICAP – Rechercher un dossier.

Une fiche pratique décrit chaque étape de la recherche (recherche simple / étendue) dans l’espace utilisateurs ViaTrajectoire ESSMS – ViaTrajectoire Handicap

Si malgré tous les moyens de recherche mis à votre disposition, vous ne parvenez pas à trouver une décision d’orientation, vous devez solliciter la MDPH du département à l’origine de la décision d’orientation.

Un usager est déjà entré dans votre établissement et 6 mois avant la date de fin de validité d’une décision d’orientation, les dates de début de droits et de fin de droits apparaissent en rouge dans le tableau de bord. Il est nécessaire de la remplacer par la nouvelle en cours de validité.
Attention, cette action doit être réalisée à partir de la période de validité de la nouvelle décision

Rendez-vous dans l’onglet HANDICAP – Gérer les renouvellements – Vous trouverez la liste les décisions qui concernent des usagers déjà placés en liste d’attente ou entrés dans une unité de l’ESMS et qui bénéficient d’une nouvelle décision, qu’elle ait été envoyée à l’ESMS actuel ou non.

Une fiche pratique Gestion des renouvellements est à votre disposition dans l’espace utilisateurs Handicap : Espace utilisateur ViaTrajectoire – Module Handicap – e-santé Occitanie

Sur la page d’accueil de ViaTrajectoire, vous retrouverez dans l’onglet ANNUAIRES – coordonnées MDPH tous les contacts des MDPH sur le territoire national.

La traçabilité des listes d’attente permet d’objectiver les besoins sur un territoire. Lorsque les données seront suffisamment fiables, elles pourront alimenter l’analyse sur l’adéquation offre – demande dans le secteur du Handicap.

Maintenir la description de son établissement dans ViaTrajectoire, c’est l’assurance d’être bien identifié par les utilisateurs, usagers et prescripteurs.

ViaTrajectoire est interfacé avec le Répertoire Opérationnel des Ressources , ROR , certaines données sont à mettre à jour directement dans le ROR : (https://ror.esante-occitanie.fr/), d’autres sont propres à Via Trajectoire.

•  Mon établissement est-il  synchronisé avec le ROR ? Non : je contacte l’équipe ViaTrajectoire
• Les champs grisés sont issus du ROR et de FINESS et ne sont modifiables que dans le ROR
•  Ajouter une nouvelle unité nécessite d’en avoir l’agrément et de la créer dans le ROR avant de la « récupérer dans ViaTrajectoire »
• Une fois votre établissement mis à jour : s’assurer que la description correspond à vos attentes et au besoin des usagers en consultant l’annuaire :
  o Sur la page d’accueil après connexion : aller dans annuaire.
  o Effectuer une recherche
  o Cliquer sur la vignette pour accéder à vos informations

Le Dossier Unique de demande d’Admission (DUA) est un dossier dématérialisé qui permet aux personnes en situation de handicap de déposer une demande d’admission auprès des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESMS).

Il a pour objectif de simplifier les démarches d’admission pour les usagers, leurs familles et les professionnels qui les accompagnent, en centralisant les informations nécessaires dans un seul dossier.

Ce service est porté par la CNSA, soutenu par l’ARS Occitanie et déployé par le GRADeS e-santé Occitanie.

Le DUA présente plusieurs avantages pour les usagers, les professionnels et les établissements.

Pour les usagers et leurs proches :

• Des démarches d’admission simplifiées

• Un gain de temps grâce à un dossier unique

• Une sécurisation des données

• Une meilleure transparence dans le suivi des démarches

• La possibilité d’être acteur de son parcours

Pour les accompagnants professionnels :

• Un accès facilité à l’information

• La possibilité d’accompagner l’usager dans la complétion de son dossier

• Un outil pour mieux accompagner les usagers dans leurs démarches

Pour les ESMS :

• Un dossier entièrement dématérialisé

• Un espace unique regroupant décision d’orientation et DUA

• Une meilleure visibilité via l’annuaire

• Une transparence des démarches d’admission.

Le DUA peut être utilisé par plusieurs acteurs du parcours :

Les usagers
Les personnes en situation de handicap disposant d’une décision d’orientation de la MDPH peuvent utiliser le DUA.
Elles peuvent se connecter à la plateforme : usager.viatrajectoire.fr.

Les accompagnants professionnels
Les professionnels accompagnant les usagers peuvent accéder au DUA s’ils disposent des habilitations nécessaires.
Pour cela, ils doivent se rapprocher de leur référent ViaTrajectoire au sein de leur structure. S’ils n’en ont pas, ils peuvent contacter l’équipe ViaTrajectoire.

Les professionnels des ESMS
Ils peuvent également utiliser le DUA, sous réserve de disposer des habilitations nécessaires.
Ils doivent se rapprocher de leur référent ViaTrajectoire dans leur structure ou, à défaut, contacter l’équipe ViaTrajectoire.

Le DUA regroupe plusieurs informations permettant aux établissements et services médico-sociaux de mieux comprendre la situation et les besoins de l’usager.

Il comprend notamment :

• Une partie « Informations administratives » : elle regroupe les informations d’identité et les coordonnées de l’usager, ainsi que celles de ses aidants et représentants légaux.

• Une partie « Parcours personnel » : elle décrit la situation de l’usager et son parcours, notamment scolaire ou professionnel.

• Une partie « Autonomie et vie quotidienne » : elle rassemble des informations sur la vie quotidienne de la personne, ses soins personnels et ses besoins d’accompagnement.

Des formations sont proposées tout au long de l’année par l’équipe ViaTrajectoire du GRADeS e-santé Occitanie. Les professionnels peuvent s’inscrire à la formation correspondant à leur profil et à leurs usages de l’outil.

Ces formations sont destinées aux professionnels.

Pour les usagers, des ressources d’accompagnement sont également disponibles, notamment :

• un kit de communication (version classique et FALC – Facile à lire et à comprendre),

• un guide d’utilisation.

Toutes les informations et les ressources sont disponibles sur l’espace utilisateurs handicap :  ViaTrajectoire Handicap – e-santé Occitanie