Retour sur la conférence menée par le GRADeS e-santé Occitanie en partenariat avec YMCA Occitanie
Ce jeudi, au Salon Handi4 de Labège (Toulouse), le GRADeS e-santé Occitanie animait un atelier participatif consacré à un enjeu majeur pour le secteur médico-social : l’intégration du numérique dans le parcours de la personne en situation de handicap, au service d’une meilleure coordination.
L’atelier était animé par Élodie Cornier, cheffe de projet au GRADeS e-santé Occitanie, et accueillait le témoignage de Laetitia Botella, responsable développement de YMCA Occitanie, structure handicap pionnière dans la mise en œuvre d’outils numériques sécurisés.
Une transformation engagée depuis 2022
YMCA Occitanie, association de moins de 200 salariés, intervenant auprès d’adultes en situation de handicap (ESAT, foyer de vie, foyer d’hébergement, SAVS, etc.), a amorcé sa transition numérique en 2022, via le programme de financement ESMS Numérique.
L’arrivée progressive du Dossier Usager Informatisé (DUI) et l’intégration des services socles (INS, MSS, DMP) ont profondément transformé leurs pratiques.
Le DMP et la MSS : des usages concrets, au quotidien
L’échange a mis en évidence deux types d’usages :
1. Les usages “nominaux”
Ceux du quotidien, comme la gestion des entrées et des sorties des usagers notamment lors de stages permettant de travailler sur des éléments contractuels et des suivis de stage.
2. Les usages en situation de crise
Où la continuité des informations devient cruciale : accès rapide à un document vital, besoin d’un échange sécurisé avec une équipe médicale…
La MSS facilite ces échanges, mais nécessite deux conditions :
- que l’émetteur et le destinataire utilisent la MSS,
- que les boîtes aux lettres organisationnelles soient correctement structurées.
Des freins identifiés
Pour Laetitia Botella, les principaux défis rencontrés sont liés à :
- La compréhension des pratiques de terrain : « Quelle information doit sortir de ton service ? Qu’est-ce qui y entre ? »
- L’appropriation par les équipes et la nécessité d’y consacrer du temps.
- Le cadre juridique : secret professionnel, outils sécurisés, traçabilité.
- La complexité technique : interopérabilité, formats compatibles DMP, gestion des comptes, stabilité de la connexion Internet.
- L’accompagnement humain : trouver l’équilibre entre présence auprès de la personne accompagnée et temps passé derrière l’ordinateur.
Un constat fort ressort :
Il faut idéalement une personne dédiée pour accompagner les usages, revenir plusieurs fois vers les équipes, simplifier les manipulations, lever les inquiétudes.
Plusieurs facteurs ont permis la réussite du projet :
- Un outil qui centralise et simplifie les pratiques : le DUI (Vivality), avec ses modules GED, Planification, Santé, Statistiques, accompagnement éducatif.
- L’interopérabilité avec les services socles : INS, MSS, DMP.
- Une organisation claire, grâce à une cartographie interne.
- L’appui du GRADeS tout au long du projet.
- Les financements Ségur numérique, indispensables pour lever le frein économique.
Suite à une sensibilisation du GRADeS auprès des travailleurs ESAT sur « Mon Espace Santé », certains témoignent de leur satisfaction :
Une transformation progressive, sur plusieurs années
La mise en œuvre s’est déroulée en 5 grandes étapes :
- 2022 : Appel à projets ESMS Numérique (vague 1) : passage du papier et dossiers ventilés à un logiciel centralisant la donnée.
- Analyse et intégration d’un logiciel référencé Ségur.
- Réalisation et déploiement.
- Accompagnement renforcé : intégration des modules, formation interne, soutien aux usages MSS.
- Clôture du projet prévue en avril 2025.
Cette temporalité longue est indispensable, selon Laetitia Botella : « Il faut accepter la temporalité propre au terrain et à la technologie. Y aller pas à pas, sur les usages qui ont du sens pour les professionnels. »
Et maintenant ?
Plusieurs chantiers restent ouverts :
- meilleure architecture des boîtes aux lettres organisationnelles MSS,
- renforcement de l’autonomie de la personne accompagnée dans l’usage des outils numériques,
- poursuite des travaux sur la cartographie des partenaires utilisant la MSS (ESMS, MDPH, pharmacies, etc.),
- clarification des éléments à envoyer dans le DMP et comment tracer le consentement de la personne accompagnée,
- vérification des habilitations via Pro Santé Connect, e-CPS, RPPS.
Un message fort pour les petites structures
Une participante rappelle la complexité du sujet, les difficultés financières rencontrées par les établissements et l’absence de chef de projet SI dans les établissements.
Les recommandations d’Agathe Hatchi, cheffe de projet ESMS Numérique au GRADeS, sont claires :
« Contactez le GRADeS. Nous pouvons vous mettre en relation avec des structures similaires pour partager des retours concrets et vous permettre de trouver le DUI le plus adapté à vos usages en vous évitant de vous baser uniquement sur des démonstrations logicielles. »
Pour les structures qui font face à des problématiques d’accès internet, un rappel utile :
Le réseau THD’Oc permet d’accéder à un réseau très haut débit à tarif concurrentiel sur tout le territoire Occitan.
Conclusion
Cet atelier a montré que la transition numérique dans le médico-social n’est ni immédiate, ni simple.
Cependant, lorsqu’elle est menée avec la coopération des équipes, du sens, de la progressivité et accompagnement adapté, elle devient un véritable levier de coordination, de qualité et de sécurité dans le parcours des personnes en situation de handicap.
Un message que YMCA Occitanie incarne pleinement, et que le GRADeS e-santé Occitanie continuera de soutenir auprès de toutes les structures du territoire.
