TéléO TéléO
GENERALITES – Le patient doit-il confirmer le créneau ?
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Non, le patient ne confirme pas le créneau via l’application. Celui-ci a été confirmé avec lui au préalable (par téléphone par exemple).

GENERALITES – Peut-on écrire le compte-rendu durant la téléconsultation ?
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Oui. Vous avez à disposition dans un encadré en bas de l’écran pour écrire une note, des commentaires. Le contenu peut être copié et intégré dans le compte-rendu. Il peut être aussi, si vous le sélectionnez quand vous quittez la salle de Téléconsultation être enregistré dans le télédossier du patient.

GENERALITES – Quelle est la différence entre le motif « COVID-19 » et « Autre téléconsultation » ?
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Les SMS et mails mentionneront le COVID-19 dans le 1er cas. Par ailleurs, cela permet de disposer de statistiques concernant les téléconsultations dédiées à la pathologie et de différencier la facturation pour ces deux types de prise en charge.

GENERALITES – Où le compte-rendu doit-il se mettre ?
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Le Compte-rendu doit figurer dans le DPI de l’établissement, et cela n’est pas obligatoire dans TéléO. Aussi, le Groupement préconise de l’écrire dans le DPI et de ne le copier / coller dans TéléO que si le médecin souhaite le partager avec le patient.

GENERALITES – Peut-on chatter avec le patient ?
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Oui. Vous avez un espace dédié à droite de votre écran.

GENERALITES – Les confrères ont-ils accès au compte-rendu de la téléconsultation via TéléO ?
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Non, TéléO sert uniquement à donner le compte-rendu au patient. Les accès aux informations du patient se font via le DPI de l’établissement.

GENERALITES – Comment demander la création d’un nouveau compte ?
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Si votre établissement a déjà un compte sur le module Téléconsultation directe associé à votre spécialité, vous pouvez librement demander la création de nouveaux comptes à notre centre de services. Il faut cliquer sur « S’inscrire » sur notre site internet rubrique « Accès professionnels » : e-santé Occitanie – Connecter pour mieux soigner (esante-occitanie.fr), ou demander la création directement à notre centre de services

Si votre établissement ou spécialité n’existe pas encore, vous devez-vous rapprocher d’un chargé de mission télésanté pour qu’il vous accompagne : telemedecine@esante-occitanie.fr

Le formulaire permet uniquement d’indiquer des préférences de plages horaire pour le rendez-vous en visioconférence. Afin de fixer le rendez-vous il est nécessaire de se référer à l’organisation médicale mise en place par le requis.

PREREQUIS – Comment faire si le patient n’a pas de smartphone ou d’ordinateur ? (ex : Personnes âgées)
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Passer par les aidants ou par une infirmière en institution. Il faudra inscrire le mail ou le téléphone de la personne qui servira d’intermédiaire au moment de la planification du RDV.

PREREQUIS – Je n’ai pas l’application TéléO, que dois-je faire ?
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TéléO est une application full web. Pour vous connecter entrer directement l’adresse suivante dans la barre de recherche : https://services.esante-occitanie.fr/

PREREQUIS – Avec quel navigateur TéléO est-il compatible ?
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La plateforme TéléO est compatible avec Firefox et Chrome

PLANIFIER D’UNE TELECONSULTATION – La synchronisation est-elle possible avec les agendas Outlook ?
Voir plus :

La fonctionnalité n’est pas encore en place, la priorité ayant été donnée à d’autres demandes dans un contexte de déploiement en urgence, mais à terme cela devrait être possible.

PLANIFIER D’UNE TELECONSULTATION – Pour « créer le patient », l’email est-il obligatoire ?
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Oui, il est indispensable pour créer un patient.

PLANIFIER UNE TELECONSULTATION – Est-ce que les consultations actuellement déprogrammées pourront être réalisées en téléconsultation ?
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Oui. La plateforme TéléO permet de reprogrammer des téléconsultations avec les patients qui ont été déprogrammés.

PLANIFIER UNE TELECONSULTATION – Le temps par défaut est-il paramétrable par le médecin ?
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Non, le temps par défaut n’est pas paramétrable. En revanche, il est possible d’ajuster manuelle la durée de la téléconsultation.

PLANIFIER UNE TELECONSULTATION – Je veux planifier une téléconsultation. Il y a une liste de patients, je ne trouve pas mon patient
Voir plus :

Les patients présents sont ceux qui ont bénéficié de la téléconsultation et ont donc déjà été créés dans TéléO. Si le patient est nouveau il faut le créer.

PLANIFIER UNE TELECONSULTATION – Je souhaite modifier le créneau d’une téléconsultation
Voir plus :

Il suffit d’aller sur le créneau dédié à la téléconsultation et changer la date et/ou l’heure puis enregistrer. Le patient sera informé du changement. Je peux egalement cliquer sur le rendez vous et le déplacer sur la planification.

PLANIFIER UNE TELECONSULTATION – Je n’ai pas l’identifiant du patient
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La secretaire ou le médecin n’a pas suivi la procédure, il faut d’abord programmer un rendez vous en allant sur le module téléconsultation accessible en cliquant sur le le bouton vert en haut à droite de l’écran et ne pas aller dans « Créer un télédossier ».

PLANIFIER UNE TELECONSULTATION – La date de naissance est-elle obligatoire ?
Voir plus :

Oui, il faut la saisir pour être conforme en termes d’identitovigilance.

EN TELECONSULTATION – Est-il possible de joindre un patient en dehors de l’horaire initIalement prévu pour la téléconsultation ?
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Oui, le patient est alors notifié par SMS que le médecin s’est connecté dans la salle de téléconsultation.

EN TELECONSULTATION – Comment utiliser TéléO pour une téléconsultation ?
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TéléO est la solution régionale de télémédine pour deux types de téléconsultations :

Téléconsultations de patients à domicile dans le cadre de l’épidémie Covid19, la plate-forme TéléO est accessible, sans frais, aux professionnels de santé des établissements sanitaires d’Occitanie.
Téléconsultations pour le suivi de patients résidents en EHPAD.
Comment utiliser TéléO pour ces téléconsultations ? Consultez l’espace utilisateur

Pour les médecins libéraux, la solution Médic@m est recommandée par l’ARS (en savoir plus).

EN TELECONSULTATION – Le patient peut-il partager son écran ?
Voir plus :

Non. Par contre, il peut peut envoyer un document (photo, etc…)

TRANSMISSION DE DOCUMENTS – Comment peut-on insérer une ordonnance ?
Voir plus :

Il est nécessaire d’élaborer l’ordonnance au préalable, l’éditer en PDF et de la mettre ensuite dans TéléO.

Une fiche Réflexe et une vidéo sans son sont disponibles. Consultez les en cliquant sur l’intitulé.

https://www.youtube.com/watch?v=ajRiwTlkbGM

TRANSMISSION DE DOCUMENTS – Est-il possible de signer électroniquement l’ordonnance dans TéléO ?
Voir plus :

Non, l’outil ne permet pas cela. L’ordonnance doit être préférentiellement réalisé dans un logiciel métier. Si le médecin n’a pas les moyens d’imprimer, signer manuscritement et numériser l’ordonnance pour la mettre dans l’espace TéléO du patient, il peut enregistrer en pdf l’ordonnance issue de son logiciel métier ou l’ordonnance locale puis la mettre a disposition du patient dans TéléO sans signature manuscrite. En accord avec l’ARS et la CPAM, l’ordonnance pourra être délivrée au patient par une pharmacie en absence de signature manuscrite.

TRANSMISSION DE DOCUMENTS – Est-il possible de mettre d’autres documents que l’ordonnance ? (Ex: arrêt de travail, bon de transport)
Voir plus :

Oui, mais il faut l’insérer comme une ordonnance et en même temps que l’ordonnance (il est possible de mettre plusieurs documents – si on rajoute un document après avoir déjà envoyé une ordonnance, cette dernière sera supprimée pour s’assurer que le patient dispose toujours de la dernière version). Pour revoir comment insérer une ordonnance, cliquez ici : https://www.youtube.com/watch?v=ajRiwTlkbGM

TRANSMISSION DE DOCUMENTS – Le compte-rendu est-il envoyé au médecin traitant et/ou au DMP via TéléO ?
Voir plus :

Non, c’est au DPI de réaliser ses actions ou à la secrétaire d’envoyer le compte-rendu par courrier postal ou messagerie sécurisée, si c’était la procédure mise en place usuellement pour les consultations en présentiel.

TRANSMISSION DE DOCUMENTS – Le compte-rendu peut-il être ajouter par la secrétaire dans TéléO ?
Voir plus :

Pour le moment non : seul le médecin a accès au télédossier des patients (les secrétaires n’ont qu’accès aux agendas).

TRANSMISSION DE DOCUMENTS – Puis-je faire un arrêt de travail ?
Voir plus :

Je réalise l’arrêt de travail dans mon logiciel métier, j’imprime le document, le signe manuscritement puis le numériser avant de le placer dans l’espace patient de TéléO.

GESTION DES TELEDOSSIERS – Le compte-rendu est-il nécessaire pour clôturer un dossier ?
Voir plus :

Non, le dossier peut être clôturer sans le compte-rendu.

GESTION DES TELEDOSSIERS – A quoi cela sert-il de clôturer un dossier ?
Voir plus :

Cela permet de ne plus le voir dans la liste des dossiers ouverts du médecin.

GESTION TELEDOSSIER – Quand le patient disparaît-il de la liste des patients des Téléconsultations (il peut alors être retrouvé dans « Historique ») ?
Voir plus :

Le patient disparaît soit après avoir clôturé un dossier, ajouter un ordonnance ou ajouter un CR, soit le lendemain de la TLC initialement prévue. Le télédossier peut être ensuite retrouver dans l’historique.

ACCES AUX DOCUMENTS POUR PATIENT – Comment le patient va t’il l’utiliser en pharmacie ?
Voir plus :

Une démarche est en cours avec l’ARS et l’Ordre des pharmaciens. Un exemple de procédure est expliqué au lien suivant.

TRACABILITE- J’ai eu un problème technique lors de la téléconsultation, dois-je le mentionner dans le CR ?
Voir plus :

Oui, il faut le mentionner dans le compte-rendu.

ACCES – Peut-on créer un compte TéléO lorsqu’on exerce en dehors de l’Occitanie ?
Voir plus :

La création de comptes TéléO est réservée aux PS de la région Occitanie. Cependant, TéléO permet d’échanger avec des professionnels hors région, de deux façons :
o Via le formulaire « Demande d’avis générique entre régions ». Si l’établissement de votre correspondant n’apparait pas au niveau de l’annuaire, merci de nous contacter telemedecine@esante-occitanie.fr
o Via la fonction « inviter » si vous disposez de l’adresse email de votre correspondant

ACCES – Je ne retrouve pas mon mdp
Voir plus :

Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur le lien “mot de passe oublié” sur la page d’accueil du service Connexion (esante-occitanie.fr)

ACCES – J’ai bloqué mon compte suite à une erreur de mot de passe
Voir plus :

Vous pouvez demander le déblocage de votre compte en contactant notre centre de services 0 820 250 035 (service 0,09 € / appel + prix appel) ou http://assistance.esante-occitanie.fr

ACCES – Je n’arrive pas à me connecter il est indiqué « code captcha est invalide »
Voir plus :

Vous pouvez contacter notre centre de services 0 820 250 035 (service 0,09 € / appel + prix appel) ou http://assistance.esante-occitanie.fr

ACCES – Je ne me souviens plus de mes codes d’accès Téléo
Voir plus :

Vous pouvez récupérer votre identifiant en cliquant sur le lien “j’ai oublié mon identifiant’ sur la page d’accueil du service Connexion (esante-occitanie.fr) L’identifiant est généralement de la forme prenom.nom
De même, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cliquant sur le lien “mot de passe oublié”

ACCES – Je n’ai pas TéléO sur le Kiosque
Voir plus :

Merci de contacter notre centre de services 0 820 250 035 (service 0,09 € / appel + prix appel) ou http://assistance.esante-occitanie.fr

ACCES – je souhaiterais pouvoir me connecte à TéléO mais je ne sais pas comment faire
Voir plus :

Pour vous connecter à TéléO, vous devez vous assurer au préalable que :
o Vous disposez d’un compte d’accès sur le PAS e-santé
o Vous disposez d’habilitation sur TéléO
La procédure pour demander un compte PAS et des habilitations TéléO est décrite ici < creer-de-nouveaux-comptes.pdf (esante-occitanie.fr) >
L’accès au service se fait ensuite depuis un navigateur web (la page d’accès au service est Connexion (esante-occitanie.fr)) ou depuis l’application mobile Nexus App (disponible sur Android et iOS)

ACCES – Une fois inscrit avec identifiant et mot de passe à e santé, comment entrer dans TéléO ?
Voir plus :

Pour vous connecter à TéléO, vos devez vous assurer au préalable que vous disposez d’habilitations TéléO. Pour obtenir ces habilitations :
o Si votre établissement/service dispose de TéléO : Merci de contacter notre centre de services 0 820 250 035 (service 0,09 € / appel + prix appel) ou http://assistance.esante-occitanie.fr
o Si votre établissement/service ne dispose pas encore de TéléO : Merci de contacter l’équipe télémédecine telemedecine@esante-occitanie.fr
L’accès au service se fait ensuite depuis un navigateur web (la page d’accès au service est Connexion (esante-occitanie.fr) ou depuis l’application mobile Nexus App (disponible sur Android et iOS)

ACCES – TéléO est-il utilisable en cabinet de ville ou bien est-ce réservé aux établissements de santé ?
Voir plus :

L’outil Téléo n’est pas réservé aux établissements de santé. Il est également déployé sur des cabinets de ville dans le cadre de projets territoriaux ou régionaux validés par l’ARS. Pour solliciter le déploiement de TéléO, merci de compléter et nous retourner une fiche descriptive de votre projet disponible ici < https://services.esante-occitanie.fr/media-files/2713/fiche-de-qualification-d-un-projet-de-tlm_v3.0.docx >

ACCES – Avec quel navigateur TéléO est-il compatible ?
Voir plus :

La plateforme TéléO est compatible avec les navigateurs suivants :
• Firefox 54+
• Firefox ESR 60.7.2+
• Chrome 56+
• EDGE Chromium 83+
Point d’attention : Microsoft EDGE est aussi compatible pour les usages hors visio-conférence L’ensemble des prérequis techniques à l’utilisation de TéléO sont décrits ici < https://services.esante-occitanie.fr/media-files/1681/preconisations-techniques-teleo-v2.pdf>

ADMINISTRATION – J’ai changé de numéro de téléphone / d’adresse email
Voir plus :

Merci de contacter notre centre de services 0 820 250 035 (service 0,09 € / appel + prix appel) ou http://assistance.esante-occitanie.fr

ADMINISTRATION – Comment obtenir les données d’activité Téléo de mon service/établissement ?
Voir plus :

Merci de contacter notre centre de services 0 820 250 035 (service 0,09 € / appel + prix appel) ou http://assistance.esante-occitanie.fr

ADMINISTRATION – Je souhaite connaitre la liste des comptes ouverts pour mon établissement
Voir plus :

Merci de contacter notre centre de services 0 820 250 035 (service 0,09 € / appel + prix appel) ou http://assistance.esante-occitanie.fr

TELECONSULTATION – J’ai eu un problème technique lors de la téléconsultation, dois-je le mentionner dans le CR ?
Voir plus :

Oui, il faut le mentionner dans le compte-rendu.

TELECONSULTATION – Quelles sont les notifications envoyées au patient ?
Voir plus :

Les notifications sont envoyées au moment de la création du rdv, la veille du rdv, le jour même, et quelques heures avec qu’il débute.
Si le patient ne s’est pas connecté à l’espace de téléconsultation, il reçoit un lien de connexion direct au module vidéo 15 minutes avant le rdv (dans ce cas, il n’a pas besoin de renseigner son identifiant ou son mot de passe).

Voir la fiche réflexe : « TéléO – Fiche réflexe. TLCD. Notifications reçues par le correspondant (ESMS ou patient) ».

TELECONSULTATION – Où trouver les documents que le patient m’envoie ?
Voir plus :

Il faut vous rendre dans le télédossier du patient. Le document reçu sera visible sur la gauche du télédossier.
Voir la page 1 de la fiche réflexe : « TéléO – Fiches réflexes. Ajouter une ordonnance, un compte-rendu, un ECG… et l’envoyer au patient ».

Attention, vous ne recevez pas de notification lorsque le patient vous envoie un document, pensez à vérifier le télédossier ou à lui poser la question.

TELECONSULTATION – De quelle manière le patient récupère-t-il les documents que je lui envoie ?
Voir plus :

Une fiche réflexe existe dans la rubrique ESMS : « TéléO – Fiche réflexe. TLCD. Accéder à l’espace de téléconsultation, envoyer des documents, etc ».
Vous pouvez envoyer cette fiche à vos patients.

TELECONSULTATION – Durant combien de temps puis-je consulter le télédossier et durant combien de temps le patient peut-il consulter les documents envoyés ?
Voir plus :

Vous pouvez consulter le contenu du télédossier durant 1 an. L’espace de téléconsultation est accessible durant 1 mois au patient suivant la date de la consultation.

TELECONSULTATION – Combien de temps l’identité du patient est-elle conservée dans la base ?
Voir plus :

L’identité du patient est conservée en continu dans la base, il n’y a aucune suppression de cette donnée.

TELECONSULTATION – Puis-je créer l’identité d’un patient sans créer un rdv ?
Voir plus :

Oui.
Voir la fiche réflexe : « TéléO – Fiches réflexes. Planifier une téléconsultation ADMINISTRATIF/SOIGANT »

TELECONSULTATION – Comment le patient peut-il récupérer son mot de passe pour se connecter à l’espace de téléconsultation ?
Voir plus :

En cas d’oubli, le patient peut se faire renvoyer son mot de passe sur son adresse mail en cliquant sur « Mot de passe oublié » sur la page d’authentification de l’espace de téléconsultation.
Une fiche réflexe existe dans la rubrique ESMS : « TéléO – Fiche réflexe. TLCD. Accéder à l’espace de téléconsultation, envoyer des documents, etc ».
Vous pouvez envoyer cette fiche à vos patients.