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Sur cette page, vous trouverez des ressources pratiques pour vous aider à l’utilisation de l’outil Medimail ainsi que le guide de raccordement si votre établissement souhaite déployer la messagerie sécurisée.

Ressources pratiques

Evolution de la connexion aux boîtes organisationnelles – 15 novembre 2022

En cas d’impossibilité de connexion sur les boîtes partagées après le 15 novembre :

  • Si vous êtes utilisateur, merci de vous adresser à votre administrateur Medimail en interne.
  • Si vous êtes administrateur, consultez le guide ci-dessous. Si vous avez besoin d’accompagnement, vous pouvez prendre un rendez-vous avec notre équipe via ce lien :
Mettre à jour les boîtes organisationnelles de sa structure – Guide administrateurs
Tutoriel et vidéo utilisateurs : Accéder a la boîte organisationnelle à partir de mes identifiants nominatifs
Tutoriel et vidéo utilisateurs : Ajouter un compte de connexion sur une boîte organisationnelle

Démonstrations

Démonstration Medimail – Consulter les accusés de lecture
Démonstration Medimail – Paramétrer une délégation de compte
Démonstration Medimail – Ajouter un contact aux favoris
Démonstration Medimail – Créer un dossier
Démonstration Medimail – Paramétrer une réponse automatique 
Démonstration Medimail – Lier mon compte Medimail à ma carte e-CPx
Usages – Echange entre un EHPAD et une pharmacie

Comment mettre en œuvre Medimail dans mon établissement ?

01 Prendre connaissance de notre guide de raccordement et si nécessaire nous contacter pour un rendez-vous avec le GRADeS e-santé Occitanie

Le guide de raccordement vous permet de vous familiariser avec la méthodologie de mise en œuvre de MEDIMAIL. 

Merci de prendre connaissance du guide de déploiement ci-dessous. Il vous permettra de mieux cibler votre besoin et de définir la solution la plus adaptée à mettre en œuvre dans votre structure (Webmail/ Intégration messagerie/ Intégration DPI). 

02 Compléter le formulaire de raccordement

Suite à la réception du formulaire complété, nous créerons sur la plateforme MEDIMAIL votre établissement et le compte de l’administrateur de votre choix. Cet administrateur aura ensuite les droits de création/modification/suppression des comptes de votre établissement. Nous vous transmettrons la convention à nous retourner complétée et signée (voir ci-dessous).

03 Signer la convention

La convention et son annexe vous seront envoyées par mail dès réception de votre formulaire complété, et permettent d’officialiser votre volonté de mise en œuvre de la MSSanté dans votre structure

  • Pourquoi le MIPIH demande de contractualiser avec votre établissement ?

L’exigence de contractualisation est imposée par l’Agence du Numérique en Santé (ANS) à tous les opérateurs du Système de messageries Sécurisées de Santé. 

Le Référentiel MSSanté décrit la chaîne contractuelle qui prévoit que tout opérateur MSSanté doit contractualiser avec les établissements de santé et médico-sociaux utilisant le service de messagerie. Cet accord doit se faire dans le cadre d’un contrat de mise à disposition du service.   

Contractualisation avec le Mipih
  • Quel est l’objectif de cette contractualisation ?

L’objectif de cette contractualisation est de définir les conditions de mise à disposition du service, à savoir les obligations et responsabilités respectives des parties. 

Il précise également les règles de propriété intellectuelle. 

Le contrat décrit le cadre légal dans lequel la messagerie est délivrée, les différentes fonctionnalités qu’elle offre et les conditions d’utilisation de Medimail et son annuaire.   

Il pose les obligations et responsabilités de MIPIH, à savoir une obligation de générale de conseil auprès des Structures Utilisatrices. Il s’engage à maintenir en conditions opérationnelles l’outil et à effectuer ou conseiller sur les paramètres à mettre en œuvre pour la bonne utilisation de l’outil. Le fonctionnement du support est également décrit. 

L’Etablissement doit, quant à lui, désigner un chef de projet déploiement de la messagerie en interne et un administrateur. Il doit veiller également à la bonne utilisation des données sur l’outil.   

Il précise enfin que le service est mis à disposition gratuitement par le Groupement e-santé Occitanie pour une durée de 4 ans, renouvelable par tacite reconduction, dans les mêmes conditions. 

04 Déterminer l’éligibilité technique de votre établissement

Suivant le mode d’utilisation souhaité, des prérequis peuvent être nécessaires. 

  • Utilisation en Webmail

Aucun prérequis 

  • Intégration à la Passerelle de Messagerie

Le paramétrage de la passerelle de messagerie dure une journée. La journée est facturée 1057€ HT. 

Fichier de prérequis à télécharger ci-dessous et à retourner complété par mail à medimail.diffusion@mipih.fr avec mss@esante-occitanie.fr en copie. 

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la passerelle de messagerie, consultez le Manuel utilisateur Passerelle de messagerie

  • Intégration à Office 365

Fichier de prérequis à télécharger ci-dessous et à retourner complété par mail àmedimail.diffusion@mipih.fravec mss@esante-occitanie.fr en copie. 

Pour en savoir plus sur le fonctionnement du complément Office 365, consultez le Manuel utilisateur complément Office 365.

  • Intégration DPI – Logiciels métiers

En fonction de votre éditeur de DPI (Etablissement sanitaire), DUI (Etablissement médico-social) ou autre logiciel métier, un connecteur MEDIMAIL a peut-être déjà été développé : consultez la liste des logiciels interfacés avec MEDIMAIL (à titre indicatif, données non contractuelles). 

La mise en place du connecteur peut être facturée par le MIPIH et par votre éditeur DPI, n’hésitez pas à vous renseigner sur le coût du paramétrage. 

Si votre éditeur de DPI n’a pas développé de connecteur MEDIMAIL, vous pouvez lui en faire la demande en le redirigeant vers la page dédiée aux éditeurs de logiciels métiers. 

05 Créer les comptes

  • Etape 1 : Remplir le fichier de chargement des comptes

Le fichier téléchargeable ci-dessous vous permet de charger en masse les comptes utilisateurs de votre structure. 

Selon le type de BAL souhaitée (PER pour personnelle, ORG pour organisationnelle, APP pour applicative, INT pour interne et MED pour medimail), différents critères sont à compléter. L’onglet « Consignes » du fichier reprend toutes les conditions. 

Vous trouverez des explications détaillées dans le guide à télécharger ci-dessous. 

  • Etape 2 : Choisir un nom de domaine MSSanté pour votre structure

Pour que vos utilisateurs habilités puissent être enregistrés sur l’annuaire national MSSanté et échanger au sein de l’espace de confiance MSSanté, je dois choisir un nom de domaine MSSanté qui sera utilisé pour créer leur adresse MSSanté.  

Le nom de domaine MSSanté est de la forme xxx.mssante.fr et sera le même pour l’ensemble des utilisateurs de votre structure. Il doit être déclaré auprès de l’ANS pour permettre les échanges. 

Il existe des noms de domaines génériques déjà déclarés auprès de l’ANS utilisés pour certaines structures :  

  • Structures libérales (CPTS, MSP) : pro.oc.mssante.fr  
  • EHPAD : ehpad.oc.mssante.fr  
  • Structures médico-sociales et sociales : social.oc.mssante.fr  
  • Autres structures : oc.mssante.fr  

Dans certains cas, il est possible de demander la déclaration d’un nom de domaine MSSanté personnalisé pour votre structure. La déclaration prend environ 3 semaines. Pour cela, contactez votre référent déploiement de l’équipe MSS ou bien écrivez à l’adresse mss@esante-occitanie.fr   

  • Etape 3 : Charger les comptes

L’administrateur peut charger les comptes sur MEDIMAIL. Les comptes créés seront alors en statut « préinscrits ». 

Selon si Medimail est en production ou non lors du chargement des comptes, vous pourrez notifier les utilisateurs afin qu’ils puissent aller finaliser leur compte en choisissant un mot de passe pour pouvoir se connecter à MEDIMAIL. Cela se réalise à l’aide d’une coche au niveau de l’interface d’administration (voir diapositive ci-dessous). 

Une information préalable aux utilisateurs est donc nécessaire en interne avant l’envoi de la notification. 

Mode opératoire sur le chargement des comptes par fichiers

06 Réaliser les démarches juridiques nécessaires

Avant la mise en œuvre effective de MEDIMAIL, vous devez effectuer les démarches suivantes : 

  • RGPD

Vous devez déclarer le traitement de la messagerie sécurisée de santé dans le registre RGPD de votre établissement. 

  • Note d’information patient

La CNIL demande qu’une information relative à la Messagerie Sécurisée soit assurée aux patients par voie d’affichage (article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée). 

Vous trouverez ci-dessous un exemple de texte à adapter pour le livret d’accueil ou pour un affichage. Ce texte a été élaboré par le DPO, la juriste et le service MSS du Groupement e-santé Occitanie. 

  • Inscription à la MSSanté (établissements sanitaires) 

Chaque établissement sanitaire doit effectuer une déclaration dans l’observatoire des Systèmes d’Information de Santé (oSIS) de la DGOS (Circulaire DGOS PF5/2014/361). L’objectif est d’indiquer que votre stucture est inscrite dans la démarche MSSanté. 

Lien du site disponible ci-dessous. 

Il est à noter, qu’en concertation avec l’ANS, l’accompagnement reste assuré en région par le GIP e-santé Occitanie. 

07 Communiquer

Nous vous proposons des documents type à télécharger pour communiquer auprès de vos correspondants :  

  • Un modèle de bas de page que vous pouvez ajouter sur vos modèles de comptes rendus 
  • Un modèle de signature que vous pouvez ajouter sous votre signature habituelle 

08 Lancer les usages

Pour accompagner vos utilisateurs au lancement des usages de la messagerie sécurisée, retrouvez l’équipe de nos animateurs territoriaux !  

Carte Occitanie Animation territoriale

 

 

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